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Häufige Fragen
Bistum Augsburg
Wichtiges

7. Pfarrbüro, Kirchenbücher und Meldewesen

Hinweis zur Nutzung der folgenden Fragen

Die nachfolgenden Fragen und Antworten dienen einer ersten Orientierung zu häufig wiederkehrenden kirchenrechtlichen und pfarrpraktischen Fragen rund um Pfarrbüro, Kirchenbücher, Matrikelführung, kirchliches Meldewesen, Taufscheine, Bescheinigungen und Weitermeldungen. Sie enthalten allgemeine Hinweise und ersetzen keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.

Eine verbindliche Beurteilung hängt stets von den Umständen des jeweiligen Sachverhalts, den vorhandenen Kirchenbucheinträgen, den vorliegenden Urkunden, der zuständigen Pfarrei, der Handlungspfarrei, der Wohnsitzpfarrei, der Taufpfarrei, gegebenenfalls ausländischen Unterlagen sowie von den geltenden diözesanen Vorgaben ab.

Dies gilt besonders bei fehlenden oder widersprüchlichen Einträgen, bei ausländischen Taufpfarreien, bei Adoption, Namensänderung, Kirchenaustritt, Konversion, Rekonziliation, Trauung, Ehenichtigkeitsverfahren, Fragen zur Auskunft aus Kirchenbüchern, Datenschutz, Sperrvermerken sowie bei unklarer Zuständigkeit zwischen mehreren Pfarreien.

Erste Ansprechstelle ist grundsätzlich das zuständige Pfarramt. Bei Fragen der Matrikelführung und des kirchlichen Meldewesens kann das Matrikelamt bzw. die zuständige diözesane Stelle hinzugezogen werden. Bei besonderen kirchenrechtlichen Fragen kann die Stabsstelle Kirchenrecht eingeschaltet werden.

Das Pfarrbüro ist eine zentrale Anlaufstelle für das kirchliche Leben in der Pfarrei oder Pfarreiengemeinschaft. Es unterstützt die Seelsorge, nimmt Anmeldungen entgegen, bereitet Unterlagen vor, führt pfarrliche Register und ist häufig erste Kontaktstelle für Gläubige, Angehörige, Behörden und andere kirchliche Stellen.

Zu den Aufgaben des Pfarrbüros gehören insbesondere:

  • Entgegennahme von Anfragen,
  • Vorbereitung von Taufen, Erstkommunion, Firmung, Trauungen und Beerdigungen,
  • Ausstellung von kirchlichen Bescheinigungen,
  • Führung bzw. Mitwirkung bei der Führung der Kirchenbücher,
  • kirchliches Meldewesen,
  • Weiterleitung von Amtshandlungen,
  • Archivierung von Unterlagen,
  • Datenschutz und vertrauliche Behandlung personenbezogener Daten,
  • Kommunikation mit anderen Pfarreien, diözesanen Stellen und gegebenenfalls staatlichen Stellen.

Das Pfarrbüro entscheidet nicht jede rechtliche Frage selbst. Bei rechtlich schwierigen Fragen soll es den zuständigen Pfarrer, das Matrikelamt, die Stabsstelle Kirchenrecht oder eine andere zuständige diözesane Stelle einbeziehen.

Kirchenbücher, auch Matrikel genannt, sind amtliche kirchliche Register. In ihnen werden bestimmte Sakramente und kirchlich relevante Vorgänge dokumentiert.

Kirchenbücher dienen nicht nur der Erinnerung an eine kirchliche Feier. Sie haben auch rechtliche Bedeutung. Sie belegen den kirchlichen Personenstand und sind später wichtig, etwa bei Patenamt, Firmung, kirchlicher Trauung, Konversion, Rekonziliation, Kirchenaustritt, Weihe, Ordenseintritt oder kirchlichem Dienst.

Deshalb müssen Kirchenbücher sorgfältig, vollständig, wahrheitsgemäß und dauerhaft geführt werden. Einträge dürfen nicht nach Belieben geändert, gestrichen oder ergänzt werden.

Die konkrete Führung der Kirchenbücher richtet sich nach dem allgemeinen Kirchenrecht und nach den diözesanen Vorgaben.

Zu den klassischen Kirchenbüchern gehören insbesondere:

  • Taufbuch,
  • Firmbuch,
  • Trauungsbuch,
  • Beerdigungsbuch,
  • gegebenenfalls Konversions- und Rekonziliationsbuch,
  • Verzeichnis der Kirchenaustritte,
  • weitere pfarrliche Register nach diözesaner Ordnung.

Daneben können weitere Verzeichnisse und Unterlagen geführt werden, etwa zur Erstkommunion, zur Sakramentenvorbereitung, zu Stipendien, zu Messintentionen, zu besonderen Amtshandlungen oder zu pfarrlichen Verwaltungsangelegenheiten.

Nicht jede pfarrliche Liste ist ein Matrikelbuch im engeren Sinn. Für jede kirchliche Handlung ist daher zu klären, ob sie in ein Matrikelbuch einzutragen, nur verwaltungsmäßig zu dokumentieren oder an eine andere Pfarrei weiterzumelden ist.

Das Taufbuch ist das grundlegende kirchliche Personenstandsregister. Durch die Taufe wird ein Mensch in die Kirche aufgenommen. Deshalb ist der Taufeintrag Ausgangspunkt für viele spätere kirchliche Nachweise.

Beim Taufeintrag werden später regelmäßig weitere kirchlich relevante Ereignisse beigeschrieben, etwa:

  • Firmung,
  • kirchliche Trauung,
  • Gültigmachung einer Ehe,
  • Ehenichtigkeitserklärung,
  • Auflösung einer Ehe,
  • Weihe,
  • ewige Profess,
  • Kirchenaustritt,
  • Rekonziliation,
  • gegebenenfalls Ritus- bzw. Kirchenwechsel oder andere personenstandsrelevante Vorgänge.

Ein aktueller Taufschein gibt daher nicht nur Auskunft über die Taufe, sondern auch über spätere kirchliche Eintragungen. Deshalb wird er häufig bei Patenamt, Trauung, Weihe, Ordenseintritt oder kirchlichen Diensten verlangt.

Die Taufe wird grundsätzlich in das Taufbuch der Pfarrei eingetragen, in der die Taufe gespendet wurde. Dieser Eintrag ist der Haupteintrag bzw. Ersteintrag und erfolgt mit laufender Nummer.

Wenn der Täufling nicht in der Taufpfarrei wohnt, kann zusätzlich eine Mitteilung an die Wohnsitzpfarrei erforderlich sein. Dort kann ein Nebeneintrag ohne laufende Nummer erfolgen, je nach diözesaner Ordnung.

Der entscheidende Eintrag für spätere Taufscheine und Beischreibungen ist der Haupteintrag im Taufbuch der Taufpfarrei. Deshalb ist es wichtig, dass die Taufpfarrei eindeutig feststeht und die Taufe ordnungsgemäß weitergemeldet wird.

Bei Taufen in besonderen Zuständigkeiten, etwa in katholischen Missionen anderer Muttersprachen, Militärpfarreien, Klosterkirchen, Kapellen oder auswärtigen Pfarreien, ist die Matrikelführung vorab sorgfältig zu klären.

Die Firmung wird in der Pfarrei eingetragen, in der sie gespendet wurde. In der Regel erfolgt dies im Firmbuch der Firmpfarrei.

Außerdem ist die Firmung an die Taufpfarrei weiterzumelden, damit sie dort beim Taufeintrag beigeschrieben werden kann. Wenn der Gefirmte nicht in der Firmpfarrei wohnt, kann zusätzlich die Wohnsitzpfarrei zu informieren sein.

Diese Weitermeldung ist wichtig, weil die Firmung später etwa für Patenamt, Trauung, Weihe, Ordenseintritt oder kirchliche Dienste nachgewiesen werden muss. Maßgeblich ist dafür häufig der aktuelle Taufschein, auf dem die Firmung als Beischreibung erscheinen soll.

Bei Erwachsenenfirmungen, Konversionen, Rekonziliationen oder Firmungen außerhalb der üblichen Ordnung ist besonders auf die korrekte Dokumentation zu achten.

Eine kirchliche Trauung wird im Trauungsbuch der Pfarrei eingetragen, in der die Eheschließung stattgefunden hat.

Zusätzlich wird die Trauung an die Taufpfarreien beider Ehepartner weitergemeldet, damit sie dort beim jeweiligen Taufeintrag beigeschrieben werden kann. Wenn eine Person nicht katholisch getauft ist, können je nach Fall andere Mitteilungen oder Dokumentationen erforderlich sein.

Die Eintragung und Weitermeldung der Trauung sind besonders wichtig, weil spätere eherechtliche Fragen, neue Trauungsanfragen, Eheverfahren oder kirchliche Personenstandsnachweise darauf zurückgreifen.

Bei Trauungen außerhalb der Wohnsitzpfarrei, im Ausland, mit Formdispens, mit Vorehen, mit Konvalidation oder Sanatio ist die korrekte Dokumentation besonders sorgfältig zu prüfen.

Konversion und Rekonziliation werden in den dafür vorgesehenen kirchlichen Büchern und im kirchlichen Meldewesen dokumentiert.

Bei einer Konversion wird ein gültig getaufter nichtkatholischer Christ in die volle Gemeinschaft der katholischen Kirche aufgenommen. Da der ursprüngliche Taufeintrag in einer nichtkatholischen Kirche liegen kann, ist die Eintragung in der Konversionspfarrei für spätere kirchliche Nachweise besonders wichtig.

Bei einer Rekonziliation wird ein katholisch Getaufter nach Kirchenaustritt wieder in die volle Gemeinschaft der katholischen Kirche aufgenommen. Die Rekonziliation ist beim Taufeintrag beizuschreiben. Außerdem erfolgt eine Eintragung in den dafür vorgesehenen pfarrlichen Registern.

Welche Pfarrei mit laufender Nummer einträgt und welche Pfarrei zusätzlich ohne laufende Nummer informiert wird, richtet sich nach Handlungspfarrei, Wohnsitzpfarrei, Taufpfarrei und den diözesanen Vorgaben.

Ein staatlich erklärter Kirchenaustritt wird kirchlich erfasst und in der Regel beim Taufeintrag vermerkt.

Die Austrittsmitteilung gelangt über die zuständigen staatlichen und kirchlichen Stellen an die kirchliche Meldeverwaltung und an die zuständigen Pfarreien. Die Taufpfarrei vermerkt den Austritt im Taufbuch. Die Wohnsitzpfarrei bzw. Handlungspfarrei dokumentiert den Vorgang nach der diözesanen Ordnung.

Der Austrittsvermerk im Taufbuch ist besonders wichtig, weil er später bei Taufschein, Patenamt, kirchlicher Trauung, Rekonziliation, kirchlichem Dienst oder kirchlichem Begräbnis relevant sein kann.

Wenn ein Austritt nicht im Taufschein erscheint, obwohl die betroffene Person einen Kirchenaustritt erklärt, ist der Sachverhalt sorgfältig zu klären.

Eine kirchliche Beerdigung wird in den dafür vorgesehenen pfarrlichen Unterlagen bzw. im Beerdigungsbuch dokumentiert.

In der Regel ist die Pfarrei zuständig, in deren Bereich die kirchliche Feier oder Beisetzung stattfindet. Bei auswärtigen Verstorbenen, Beerdigungen außerhalb der Wohnsitzpfarrei, Familiengräbern, Friedhofskirchen oder besonderen Zuständigkeiten ist zu klären, welche Pfarrei die Beerdigung einträgt und ob eine andere Pfarrei zu informieren ist.

Zu dokumentieren sind insbesondere Name des Verstorbenen, Sterbedatum, Ort und Datum der kirchlichen Feier, Ort der Beisetzung, Friedhof, Leiter der Feier und gegebenenfalls besondere Hinweise zur Kirchenzugehörigkeit.

In der Diözese Augsburg wird die Erstkommunion nicht in einem eigenen Matrikelbuch eingetragen.

Die Erstkommunion wird verwaltungsmäßig dokumentiert, insbesondere in den dafür vorgesehenen pfarrlichen Unterlagen bzw. im kirchlichen Meldewesen. Sie wird aber nicht wie Taufe, Firmung oder Trauung in einem klassischen Matrikelbuch mit laufender Nummer eingetragen.

Das unterscheidet die Erstkommunion insbesondere von der Firmung. Die Firmung wird im Firmbuch eingetragen und an die Taufpfarrei weitergemeldet, damit sie im Taufbuch beigeschrieben werden kann.

Eine Beischreibung ist ein späterer Vermerk beim Taufeintrag. Sie dokumentiert ein kirchlich relevantes Ereignis, das nach der Taufe eingetreten ist.

Beischreibungen können insbesondere betreffen:

  • Firmung,
  • kirchliche Trauung,
  • Konvalidation oder Sanatio einer Ehe,
  • Ehenichtigkeitserklärung,
  • Auflösung einer Ehe,
  • Kirchenaustritt,
  • Rekonziliation,
  • Weihe,
  • ewige Profess,
  • gegebenenfalls Ritus- bzw. Kirchenwechsel.

Beischreibungen sind wichtig, weil der aktuelle Taufschein aus dem Taufbuch erstellt wird und den kirchlichen Personenstand wiedergeben soll. Deshalb müssen Beischreibungen sorgfältig, vollständig und nur aufgrund geeigneter Mitteilungen oder Unterlagen vorgenommen werden.

Ein Eintrag mit laufender Nummer ist der Haupteintrag bzw. Ersteintrag einer kirchlichen Amtshandlung in dem dafür zuständigen Matrikelbuch.

Die laufende Nummer zeigt an, dass die betreffende Pfarrei die Amtshandlung als zuständige Handlungspfarrei oder zuständige Registerpfarrei im Hauptregister führt. Dieser Eintrag ist in der Regel maßgeblich für Statistik, spätere Urkunden und weitere Beischreibungen.

Beispiele:

  • Eine Taufe wird mit laufender Nummer im Taufbuch der Taufpfarrei eingetragen.
  • Eine Firmung wird mit laufender Nummer im Firmbuch der Firmpfarrei eingetragen.
  • Eine Trauung wird mit laufender Nummer im Trauungsbuch der Trauungspfarrei eingetragen.

Ob ein Eintrag mit laufender Nummer vorzunehmen ist, darf nicht willkürlich entschieden werden. Maßgeblich sind die diözesanen Vorgaben zur Matrikelführung.

Ein Eintrag ohne laufende Nummer ist ein Nebeneintrag oder Zweiteintrag. Er dient der Information und Nachvollziehbarkeit, ist aber nicht der maßgebliche Haupteintrag.

Ein solcher Eintrag kann etwa in der Wohnsitzpfarrei erfolgen, wenn die Amtshandlung in einer anderen Pfarrei stattgefunden hat. Er kann helfen, den Haupteintrag später aufzufinden und die pfarrliche Betreuung vor Ort nachvollziehbar zu halten.

Für Statistik und Urkundenerstellung ist in der Regel der Eintrag mit laufender Nummer maßgeblich. Einträge ohne laufende Nummer sollen deshalb nicht mit Haupteinträgen verwechselt werden.

Der Ersteintrag bzw. Haupteintrag ist der maßgebliche Kirchenbucheintrag einer Amtshandlung. Er erfolgt mit laufender Nummer in der zuständigen Pfarrei.

Bei der Taufe ist der Haupteintrag regelmäßig der Eintrag im Taufbuch der Pfarrei, in der die Taufe gespendet wurde. Von dort wird später der Taufschein ausgestellt, und dort werden weitere kirchlich relevante Ereignisse beigeschrieben.

Bei der Trauung ist der Haupteintrag der Eintrag im Trauungsbuch der Trauungspfarrei. Zusätzlich wird die Trauung an die Taufpfarreien der Ehepartner gemeldet.

Der Haupteintrag muss besonders sorgfältig geführt werden, weil er Grundlage späterer kirchlicher Nachweise ist.

Ein Zweiteintrag bzw. Nebeneintrag ist ein zusätzlicher Eintrag ohne laufende Nummer. Er wird vorgenommen, wenn eine andere Pfarrei über die Amtshandlung informiert werden muss oder wenn die örtliche Zuständigkeit eine pfarrliche Dokumentation erfordert.

Ein Nebeneintrag kann etwa in der Wohnsitzpfarrei erfolgen, wenn die Taufe, Firmung oder Trauung in einer anderen Pfarrei stattgefunden hat.

Der Nebeneintrag ersetzt den Haupteintrag nicht. Er dient vor allem der Information, der Auffindbarkeit und der pastoralen Zuständigkeit.

Die Handlungspfarrei ist die Pfarrei, in der eine kirchliche Amtshandlung tatsächlich vorgenommen wird oder die für die Durchführung der Handlung zuständig ist.

Beispiele:

  • Die Pfarrei, in der eine Taufe gefeiert wird, ist Taufpfarrei und Handlungspfarrei für die Taufe.
  • Die Pfarrei, in der eine Firmung stattfindet, ist Handlungspfarrei für die Firmung.
  • Die Pfarrei, in der eine Trauung gefeiert wird, ist Handlungspfarrei für die Trauung.
  • Die Pfarrei, in der eine Rekonziliation vorgenommen wird, ist Handlungspfarrei für die Rekonziliation.

Die Handlungspfarrei trägt die Amtshandlung regelmäßig in das dafür vorgesehene Buch ein und sorgt für die erforderlichen Mitteilungen an andere Pfarreien.

Die Wohnsitzpfarrei ist die Pfarrei, in deren Gebiet eine Person ihren kirchlichen Wohnsitz hat. Sie ist regelmäßig die erste Ansprechstelle für seelsorgliche und pfarrliche Anliegen.

Die Wohnsitzpfarrei ist besonders wichtig bei:

  • Taufanmeldung,
  • Erstkommunion,
  • Firmvorbereitung,
  • Ehevorbereitung,
  • Beerdigung,
  • Kirchenaustritt,
  • Rekonziliation,
  • pfarrlicher Zugehörigkeit,
  • kirchlichem Meldewesen.

Eine Amtshandlung kann auch außerhalb der Wohnsitzpfarrei stattfinden. Dann ist aber häufig ein Entlassschein, eine Zustimmung oder zumindest eine Mitteilung erforderlich, damit die kirchliche Zuständigkeit und Dokumentation geordnet bleiben.

Die Taufpfarrei ist die Pfarrei, in deren Taufbuch die Taufe als Haupteintrag eingetragen wurde.

Sie bleibt für den kirchlichen Personenstand besonders wichtig, auch wenn eine Person später umzieht. Spätere kirchlich relevante Ereignisse werden regelmäßig an die Taufpfarrei gemeldet und dort beim Taufeintrag beigeschrieben.

Deshalb wird für viele kirchliche Vorgänge ein aktueller Taufschein von der Taufpfarrei benötigt, etwa für:

  • Patenamt,
  • kirchliche Trauung,
  • Weihe,
  • Ordenseintritt,
  • bestimmte kirchliche Dienste,
  • Konversion oder Rekonziliation,
  • Klärung von Kirchenaustritt oder Ehefragen.

Wer seine Taufpfarrei nicht kennt, sollte möglichst Geburtsort, Taufort, frühere Wohnorte der Eltern und vorhandene Familienunterlagen prüfen.

Wenn mehrere Pfarreien beteiligt sind, muss vorab geklärt werden, welche Pfarrei welche Aufgabe übernimmt.

Zu unterscheiden sind insbesondere:

  • Wohnsitzpfarrei,
  • Handlungspfarrei,
  • Taufpfarrei,
  • Firmpfarrei,
  • Trauungspfarrei,
  • Beerdigungspfarrei,
  • Pfarrei einer katholischen Mission anderer Muttersprache,
  • Militärpfarrei,
  • gegebenenfalls Kloster- oder Wallfahrtskirche.

Jede Pfarrei hat eine eigene Rolle. Die Wohnsitzpfarrei ist nicht automatisch die Handlungspfarrei. Die Handlungspfarrei ist nicht immer die Taufpfarrei. Die Taufpfarrei ist aber für spätere Beischreibungen besonders wichtig.

Damit keine Einträge fehlen oder doppelt mit laufender Nummer erfolgen, sollen die beteiligten Pfarrämter rechtzeitig miteinander kommunizieren.

Eine Amtshandlung muss weitergemeldet werden, wenn eine andere Pfarrei oder kirchliche Stelle für den kirchlichen Personenstand oder die pfarrliche Zuständigkeit informiert werden muss.

Weiterzumelden sind insbesondere:

  • Taufe an die Wohnsitzpfarrei, wenn diese nicht Taufpfarrei ist,
  • Firmung an die Taufpfarrei und gegebenenfalls Wohnsitzpfarrei,
  • Trauung an die Taufpfarreien der Ehepartner,
  • Konversion und Rekonziliation an die zuständigen Stellen,
  • Kirchenaustritt an die Taufpfarrei,
  • gegebenenfalls besondere kirchliche Entscheidungen an die betroffenen Kirchenbücher,
  • Beerdigungen nach diözesaner Ordnung.

Die Weitermeldung dient dazu, dass der kirchliche Personenstand vollständig nachvollziehbar bleibt. Unterbleibt eine Weitermeldung, kann dies später erhebliche Schwierigkeiten verursachen.

An die Taufpfarrei werden solche Ereignisse weitergemeldet, die beim Taufeintrag beigeschrieben werden müssen.

Dazu gehören insbesondere:

  • Firmung,
  • kirchliche Trauung,
  • Konvalidation oder Sanatio einer Ehe,
  • Ehenichtigkeitserklärung,
  • Auflösung einer Ehe,
  • Kirchenaustritt,
  • Rekonziliation,
  • Weihe,
  • ewige Profess,
  • gegebenenfalls Ritus- bzw. Kirchenwechsel.

Nicht jede kirchliche Feier wird an die Taufpfarrei weitergemeldet. Die Erstkommunion wird in der Diözese Augsburg in der Regel nicht im Taufbuch beigeschrieben.

Die Taufpfarrei soll Mitteilungen sorgfältig prüfen und die Beischreibung nur auf Grundlage geeigneter Unterlagen vornehmen.

Die Wohnsitzpfarrei ist für die seelsorgliche Begleitung und pfarrliche Zuständigkeit wichtig. Deshalb kann sie über auswärtige Amtshandlungen informiert werden.

Mitteilungen an die Wohnsitzpfarrei können insbesondere betreffen:

  • Taufe außerhalb der Wohnsitzpfarrei,
  • Erstkommunion außerhalb der Wohnsitzpfarrei,
  • Firmung außerhalb der Wohnsitzpfarrei,
  • Trauung außerhalb der Wohnsitzpfarrei,
  • Rekonziliation oder Konversion,
  • Kirchenaustritt,
  • Beerdigung,
  • besondere kirchliche Zuständigkeitsfragen.

Ob und wie ein Eintrag in der Wohnsitzpfarrei erfolgt, richtet sich nach der diözesanen Ordnung. Häufig handelt es sich um einen Eintrag ohne laufende Nummer oder um eine verwaltungsmäßige Information.

Bei Amtshandlungen außerhalb des Bistums ist besonders auf Unterlagen, Zuständigkeit und Weitermeldung zu achten.

Wenn eine Person aus der Diözese Augsburg in einem anderen Bistum getauft, gefirmt, getraut, rekonziliiert oder beerdigt wird, muss geklärt werden:

  • Welche Pfarrei führt den Haupteintrag?
  • Welche Unterlagen werden vorher benötigt?
  • Ist ein Entlassschein oder eine Zustimmung erforderlich?
  • Welche Pfarrei erhält nachher eine Mitteilung?
  • Wird die Taufpfarrei informiert?
  • Werden diözesane Vorgaben beider Bistümer beachtet?

Umgekehrt gilt dasselbe, wenn Personen aus anderen Bistümern in der Diözese Augsburg eine Amtshandlung erbitten. Die beteiligten Pfarrämter sollen frühzeitig Kontakt aufnehmen.

Bei Amtshandlungen im Ausland sind Unterlagen, Sprache, Zuständigkeit und Weitermeldung besonders sorgfältig zu klären.

Wichtig sind insbesondere:

  • Name und Anschrift der ausländischen Pfarrei,
  • Diözese oder Eparchie,
  • Sprache der Urkunde,
  • genaue Bezeichnung der Kirche oder kirchlichen Gemeinschaft,
  • Datum und Ort der Amtshandlung,
  • Name des Spenders bzw. Amtsträgers,
  • Siegel und Unterschrift,
  • gegebenenfalls Übersetzung,
  • Weiterleitung an die deutsche Tauf- oder Wohnsitzpfarrei.

Wenn eine deutsche Pfarrei eine Mitteilung an eine ausländische Taufpfarrei sendet, soll deutlich sein, dass die Mitteilung zum Eintrag im Taufbuch bestimmt ist.

Bei Ländern oder Regionen, in denen Taufpfarreien schwer auffindbar sind, kann die diözesane Fachstelle oder gegebenenfalls das Katholische Kirchenbuchamt hilfreich sein.

Katholische ausländische Missionen bzw. Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache können eigene Zuständigkeiten für bestimmte Gläubige haben. Sie sind aber nicht in jedem Fall wie eine Territorialpfarrei zu behandeln.

Zu klären ist jeweils:

  • Handelt es sich um eine rechtlich errichtete Mission mit pfarrähnlicher Zuständigkeit?
  • Oder handelt es sich um eine Gemeinde anderer Muttersprache ohne eigene Matrikelzuständigkeit?
  • Wer ist Handlungspfarrei?
  • Wer trägt mit laufender Nummer ein?
  • Wer informiert die Wohnsitzpfarrei?
  • Wer meldet an die Taufpfarrei weiter?
  • Welche Rolle hat die Territorialpfarrei?
  • Welche Unterlagen werden benötigt?

Bei Gläubigen anderer Muttersprache soll außerdem die genaue Kirchenzugehörigkeit erfragt werden. Nicht jeder fremdsprachige Katholik gehört automatisch zur lateinischen Kirche; es kann auch eine katholische Ostkirche betroffen sein.

Militärseelsorge kann für bestimmte Gläubige eine eigene personale Zuständigkeit begründen. Wenn ein Militärseelsorger eine kirchliche Amtshandlung vornimmt, sind die besonderen Zuständigkeiten und Meldewege der Militärseelsorge zu beachten.

Zu klären ist insbesondere:

  • Gehört die Person zur Militärseelsorge?
  • Wer ist zuständiger Militärpfarrer?
  • Wo findet die Amtshandlung statt?
  • Wer führt den Haupteintrag?
  • Welche Pfarrei wird informiert?
  • Ist die Wohnsitzpfarrei zu benachrichtigen?
  • Ist die Taufpfarrei zu benachrichtigen?

Bei aktiven Soldatinnen und Soldaten soll die zuständige Militärseelsorge nach diözesaner Ordnung einbezogen bzw. informiert werden.

Das Pfarrbüro fragt nach Konfession, Ritus oder Kirche, weil diese Angaben für die kirchliche Zuständigkeit, den Sakramentenempfang und die Matrikelführung wichtig sein können.

Es macht zum Beispiel einen Unterschied, ob eine Person

  • römisch-katholisch ist,
  • einer katholischen Ostkirche angehört,
  • orthodox ist,
  • orientalisch-orthodox ist,
  • evangelisch ist,
  • altkatholisch ist,
  • freikirchlich getauft wurde,
  • aus der Kirche ausgetreten ist,
  • oder keiner Kirche angehört.

Angehörige katholischer Ostkirchen sind Katholiken, aber sie gehören nicht der lateinischen Kirche an. Orthodoxe Christen sind gültig getauft und haben gültige Sakramente, stehen aber nicht in voller Gemeinschaft mit der katholischen Kirche. Freikirchliche Taufen können gültig sein, müssen aber je nach Gemeinschaft geprüft werden.

Eine genaue Erfassung verhindert falsche Einträge, unzulässige Wiederholungen von Sakramenten und spätere Schwierigkeiten bei Trauung, Firmung oder Patenamt.

Ein Taufschein ist ein aktueller Auszug aus dem Taufbuch. Er bestätigt nicht nur die Taufe, sondern enthält regelmäßig auch spätere kirchlich relevante Beischreibungen.

Ein aktueller Taufschein kann insbesondere Auskunft geben über:

  • Taufe,
  • Firmung,
  • kirchliche Trauung,
  • Kirchenaustritt,
  • Rekonziliation,
  • Ehehindernisse oder Eheverbote,
  • Ehenichtigkeitserklärung oder Auflösung einer Ehe,
  • gegebenenfalls weitere kirchlich relevante Vorgänge.

Deshalb ist ein aktueller Taufschein in vielen Fällen mehr als eine bloße Taufbestätigung. Er ist ein zentraler Nachweis des kirchlichen Personenstandes.

Die Begriffe werden im Alltag teilweise unscharf verwendet. Grundsätzlich ist zu unterscheiden:

Ein Taufschein ist ein aktueller Auszug aus dem Taufbuch. Er enthält neben der Taufe auch spätere Beischreibungen, soweit solche vorhanden sind.

Eine Taufurkunde oder Tauferinnerung wird häufig anlässlich der Taufe ausgestellt. Sie bestätigt die Feier der Taufe, enthält aber nicht notwendigerweise spätere kirchliche Eintragungen.

Eine Taufbescheinigung kann eine einfachere Bestätigung sein, dass eine Taufe stattgefunden hat. Ihr genauer Inhalt hängt vom Zweck und von der ausstellenden Stelle ab.

Für Patenamt, Trauung, Weihe, Ordenseintritt oder kirchliche Dienste wird in der Regel ein aktueller Taufschein benötigt, weil nur er den aktuellen kirchlichen Personenstand zuverlässig erkennen lässt.

Grundsätzlich hat die betroffene Person Anspruch auf Auskunft über ihren eigenen kirchlichen Personenstand und kann einen Taufschein beantragen.

Bei Minderjährigen können die Sorgeberechtigten einen Taufschein beantragen, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Dritte erhalten einen Taufschein oder eine Kirchenbuchauskunft nur, wenn sie hierzu berechtigt sind, eine Vollmacht vorliegt oder ein berechtigter kirchlicher bzw. rechtlicher Grund besteht. Das Pfarramt darf personenbezogene Daten nicht ohne Rechtsgrund an beliebige Dritte weitergeben.

Bei sensiblen Konstellationen, etwa Adoption, Auskunftssperre, familiären Konflikten, Kirchenaustritt oder Eheverfahren, ist besondere Vorsicht geboten.

Für viele kirchliche Vorgänge muss ein Taufschein aktuell sein. Bei der Ehevorbereitung wird regelmäßig ein Taufschein neueren Datums verlangt, damit spätere Beischreibungen wie Firmung, Trauung, Kirchenaustritt oder Eheverbote zuverlässig erkennbar sind.

Als Orientierung gilt häufig, dass ein Taufschein für die Ehevorbereitung nicht älter als sechs Monate sein soll. Für andere Zwecke kann je nach Vorgabe ebenfalls ein aktueller Taufschein erforderlich sein.

Der Grund ist einfach: Eine ältere Taufurkunde oder ein alter Taufschein zeigt nicht sicher, was seit der Ausstellung im kirchlichen Personenstand geschehen ist.

Ein aktueller Taufschein zeigt nicht nur, dass jemand getauft wurde. Er kann auch zeigen, ob jemand gefirmt wurde, kirchlich geheiratet hat, aus der Kirche ausgetreten ist, wieder aufgenommen wurde oder ob ein eherechtlicher Vermerk besteht.

Für das Patenamt ist wichtig, ob die Person katholisch, getauft, gefirmt und nicht ausgetreten ist.

Für die kirchliche Trauung ist wichtig, ob bereits eine kirchliche Ehe besteht, ob Vorehen, Eheverbote oder andere Vermerke eingetragen sind.

Für kirchliche Dienste kann wichtig sein, ob die Person katholisch ist, die erforderlichen Sakramente empfangen hat und nicht aus der Kirche ausgetreten ist.

Deshalb reicht eine alte Taufurkunde häufig nicht aus.

Eine Patenbescheinigung, die eher in den evangelischen/protestantischen Kirchen und kirchlichen Gemeinschaften beheimatet/gebräuchlich ist, bestätigt, dass eine Person nach Kenntnis der ausstellenden Pfarrei die Voraussetzungen für ein Patenamt erfüllt oder zumindest der jeweiligen Kirche angehört und nicht ausgetreten ist.

Je nach diözesaner Praxis kann für ein Patenamt ein aktueller Taufschein, eine Patenbescheinigung oder eine Selbstauskunft verlangt werden.

Wenn Zweifel bestehen, ob eine Person gefirmt ist, aus der Kirche ausgetreten ist oder die Voraussetzungen erfüllt, kann das Pfarramt weitere Nachweise verlangen. Entscheidend ist nicht die Form des Dokuments allein, sondern ob die Voraussetzungen für das Patenamt zuverlässig geprüft werden können.

Eine kirchliche Bescheinigung ist eine schriftliche Bestätigung über einen kirchlich relevanten Sachverhalt.

Sie kann sich etwa beziehen auf:

  • Taufe,
  • Firmung,
  • Erstkommunion,
  • Trauung,
  • Beerdigung,
  • Kirchenzugehörigkeit,
  • Patenfähigkeit,
  • Teilnahme an einer Vorbereitung,
  • kirchliche Dienste,
  • andere pfarrliche Vorgänge.

Eine kirchliche Bescheinigung soll nur ausgestellt werden, wenn der Sachverhalt geprüft und belegbar ist. Inhalt, Zweck, Empfänger und datenschutzrechtliche Zulässigkeit sind zu beachten.

Nicht jede gewünschte Formulierung darf übernommen werden. Das Pfarramt bestätigt nur das, was es aufgrund der Unterlagen oder eigener Kenntnis verantworten kann.

Kirchliche Urkunden, Taufscheine, Auszüge aus Kirchenbüchern und amtliche Bescheinigungen benötigen regelmäßig Unterschrift und Pfarrsiegel bzw. das zuständige kirchliche Siegel.

Siegel und Unterschrift zeigen, dass es sich um ein amtliches kirchliches Schriftstück handelt und wer es ausgestellt hat.

Einfache E-Mails oder Kopien können in rechtlich wichtigen Fällen nicht genügen. Ob ein Original, eine beglaubigte Abschrift, ein Scan oder eine digitale Übermittlung ausreicht, hängt vom Zweck des Dokuments und von der empfangenden Stelle ab.

Bei ausländischen Stellen, Ehevorbereitung, Gerichtsverfahren oder Ordensangelegenheiten können besondere Anforderungen bestehen.

Kirchenbuchauskünfte betreffen personenbezogene Daten und dürfen nicht beliebig erteilt werden.

Grundsätzlich kann die betroffene Person selbst Auskunft über ihren kirchlichen Personenstand erhalten. Bei Minderjährigen können die Sorgeberechtigten auskunftsberechtigt sein, soweit keine besonderen Gründe entgegenstehen.

Dritte benötigen grundsätzlich eine Vollmacht, einen rechtlichen Anspruch oder einen kirchlich anerkannten Grund. Bei Behörden, Gerichten oder kirchlichen Stellen ist der konkrete Zweck zu prüfen.

Besondere Vorsicht gilt bei:

  • Adoption,
  • Auskunftssperren,
  • Kirchenaustritt,
  • Ehevermerken,
  • Ehenichtigkeitsverfahren,
  • familiären Konflikten,
  • unklarer Sorgeberechtigung,
  • sensiblen personenbezogenen Daten.

Im Zweifel soll das Pfarramt die Auskunft nicht vorschnell erteilen, sondern die zuständige diözesane Stelle oder Datenschutzstelle einbeziehen.

Kirchenbücher sind auch für Familien- und Ahnenforschung von großer Bedeutung. Gleichzeitig enthalten sie personenbezogene Daten und sind amtliche kirchliche Register.

Auskünfte für Ahnenforschung richten sich nach den archivrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben. Bei älteren Kirchenbüchern kann das zuständige kirchliche Archiv Ansprechpartner sein. Bei jüngeren Einträgen, lebenden Personen oder sensiblen Daten ist besondere Zurückhaltung geboten.

Ahnenforschung begründet nicht automatisch einen Anspruch auf Einsicht in alle Kirchenbücher oder auf Herausgabe vollständiger Registerauszüge. Es ist jeweils zu prüfen, ob Schutzfristen, Datenschutz, Persönlichkeitsrechte oder besondere Sperrvermerke entgegenstehen.

Kirchenbücher und Meldeunterlagen enthalten personenbezogene und teils besonders sensible Daten. Sie sind vertraulich zu behandeln.

Sperrvermerke oder Auskunftssperren müssen besonders beachtet werden. Sie können etwa bei Gefährdungslagen, familiären Konflikten, Schutzinteressen, Adoption oder anderen sensiblen Situationen relevant sein.

Das Pfarrbüro soll vor Auskunftserteilung prüfen:

  • Wer fragt an?
  • Welche Daten werden erbeten?
  • Zu welchem Zweck?
  • Ist die Person auskunftsberechtigt?
  • Gibt es eine Vollmacht?
  • Besteht eine Auskunftssperre?
  • Gibt es besondere Schutzinteressen?
  • Ist eine diözesane Stelle einzubeziehen?

Im Zweifel gilt: erst klären, dann Auskunft erteilen.

Bei Adoptionen gelten besondere Regeln. Kirchenbucheinträge dürfen nicht einfach überschrieben oder so verändert werden, dass die ursprüngliche Eintragung unkenntlich wird.

Gleichzeitig sind staatliche Personenstandsänderungen, Schutzinteressen des Kindes und der Adoptivfamilie sowie kirchliche Vorgaben zu beachten. Je nach Fall können Beischreibungen, besondere Vermerke oder eingeschränkte Auskunftsrechte erforderlich sein.

Auskünfte aus Kirchenbüchern bei Adoptionen sind besonders sensibel. Das Pfarramt soll solche Fälle nicht eigenmächtig lösen, sondern die diözesanen Vorgaben beachten und gegebenenfalls das Matrikelamt, die Stabsstelle Kirchenrecht oder die Datenschutzstelle einschalten.

Namensänderungen oder Personenstandsänderungen können kirchliche Beischreibungen erforderlich machen. Der ursprüngliche Kirchenbucheintrag wird aber nicht beliebig ersetzt oder gelöscht.

Zu unterscheiden ist zwischen:

  • Berichtigung eines offensichtlichen Fehlers,
  • Änderung aufgrund staatlicher Urkunde,
  • Adoption,
  • Eheschließung,
  • Namensänderung,
  • Änderung des Personenstandes,
  • sonstigen persönlichen Veränderungen.

Das Pfarramt benötigt geeignete Nachweise, etwa staatliche Urkunden oder amtliche Bescheide. Änderungen sollen nachvollziehbar dokumentiert werden. Der historische Sachverhalt der ursprünglichen Eintragung darf nicht verfälscht werden.

Bei sensiblen Personenstandsfragen ist vor einer Eintragung Rücksprache mit der zuständigen diözesanen Stelle zu halten.

Wenn ein Kirchenbucheintrag fehlt oder offenbar falsch ist, muss der Sachverhalt sorgfältig geprüft werden.

Mögliche Unterlagen sind:

  • Taufurkunde oder Taufschein,
  • Firmurkunde,
  • Trauungsurkunde,
  • Familienbuch oder Stammbuch,
  • staatliche Urkunden,
  • Mitteilungen anderer Pfarreien,
  • alte Pfarrakten,
  • Zeugenaussagen,
  • Fotos oder andere Unterlagen,
  • Auskünfte von Beteiligten.

Ein fehlender Eintrag bedeutet nicht automatisch, dass die Amtshandlung nicht stattgefunden hat. Umgekehrt darf ein Eintrag nicht ohne ausreichenden Nachweis nachgetragen werden.

Bei Berichtigungen, Nachträgen oder unklaren Beweislagen soll das Pfarramt das Matrikelamt bzw. die zuständige diözesane Stelle einbeziehen.

Kirchenbucheinträge dürfen nur von der zuständigen kirchlichen Stelle und nach den geltenden Vorgaben berichtigt werden.

Eine Berichtigung setzt voraus, dass der Fehler nachgewiesen oder zumindest ausreichend geklärt ist. Der ursprüngliche Eintrag darf nicht einfach unleserlich gemacht oder entfernt werden. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.

Zu dokumentieren sind insbesondere:

  • Grund der Berichtigung,
  • zugrunde liegende Unterlagen,
  • Datum der Berichtigung,
  • wer die Berichtigung vorgenommen hat,
  • gegebenenfalls Genehmigung oder Anordnung der zuständigen Stelle.

Bei schwerwiegenden oder sensiblen Änderungen soll nicht ohne Rücksprache mit dem Matrikelamt oder der Stabsstelle Kirchenrecht gehandelt werden.

Wenn die Taufpfarrei im Ausland liegt, kann die Beschaffung von Taufscheinen oder die Weiterleitung von Beischreibungen schwieriger sein.

Zu klären sind insbesondere:

  • genaue Bezeichnung der Pfarrei,
  • Ort und Land,
  • Diözese oder Eparchie,
  • Sprache der Urkunde,
  • Anschrift oder Kontaktmöglichkeit,
  • ob die Pfarrei noch besteht,
  • ob Kirchenbücher ausgelagert oder archiviert wurden,
  • ob eine katholische Mission oder eine andere kirchliche Stelle helfen kann.

Bei Mitteilungen an ausländische Taufpfarreien soll klar formuliert werden, dass die Mitteilung zum Eintrag im Taufbuch bestimmt ist.

Wenn eine Pfarrei in ehemaligen deutschen Ostgebieten oder in schwer auffindbaren Regionen liegt, können besondere kirchliche Stellen oder Archive zuständig sein.

Fremdsprachige Urkunden können verwendet werden, wenn ihr Inhalt zuverlässig verstanden und geprüft werden kann.

Wichtig ist insbesondere, dass aus der Urkunde hervorgeht:

  • Name der betroffenen Person,
  • Geburtsdatum,
  • Datum und Ort der Taufe oder Amtshandlung,
  • Name der Pfarrei oder Kirche,
  • Diözese oder Eparchie,
  • Name des Spenders bzw. Amtsträgers,
  • Siegel und Unterschrift,
  • spätere Vermerke, soweit vorhanden.

Je nach Sprache und Bedeutung kann eine Übersetzung erforderlich sein. Bei unklaren oder schwer lesbaren Urkunden soll das Pfarramt nicht raten, sondern Rücksprache mit dem Matrikelamt oder der Stabsstelle Kirchenrecht halten.

Das kirchliche Meldewesen dient dazu, die kirchliche Zugehörigkeit, die pfarrliche Zuständigkeit und kirchlich relevante Daten geordnet zu erfassen.

Es unterstützt insbesondere:

  • Zuordnung zur Wohnsitzpfarrei,
  • Vorbereitung von Amtshandlungen,
  • Erfassung von Taufe, Erstkommunion, Firmung, Trauung, Beerdigung,
  • Weitermeldung an andere Pfarreien,
  • Erhebungen und Statistiken,
  • Kontaktpflege,
  • kirchliche Verwaltung.

Die im Meldewesen erfassten Daten müssen mit den Kirchenbüchern und den tatsächlichen kirchlichen Vorgängen übereinstimmen. Fehlerhafte Konfessionsangaben, unklare Rituszugehörigkeit oder fehlende Weitermeldungen können später zu Problemen führen.

Deshalb sollen Änderungen sorgfältig geprüft und nach den diözesanen Vorgaben erfasst werden.

Wenn die Konfessionsangabe unklar ist, darf nicht einfach eine beliebige oder naheliegende Bezeichnung gewählt werden.

Zu prüfen ist insbesondere:

  • Wurde die Person getauft?
  • Wenn ja, wo und in welcher Kirche oder Gemeinschaft?
  • Ist die Taufe gültig?
  • Gehört die Person der katholischen Kirche, einer katholischen Ostkirche, einer orthodoxen Kirche, einer evangelischen Kirche, einer Freikirche oder keiner Kirche an?
  • Gab es einen Kirchenaustritt?
  • Gab es eine Konversion oder Rekonziliation?
  • Gibt es staatliche und kirchliche Angaben, die voneinander abweichen?
  • Gibt es ausländische oder fremdsprachige Unterlagen?

Unklare oder falsche Konfessionsangaben können erhebliche Folgen haben, etwa bei Taufe, Patenamt, Erstkommunion, Firmung, Trauung oder Beerdigung. In Zweifelsfällen soll die zuständige diözesane Stelle eingeschaltet werden.

Das Matrikelamt bzw. die zuständige diözesane Stelle für Kirchenbücher und Meldewesen soll insbesondere eingeschaltet werden bei:

  • unklarer Matrikelführung,
  • fehlenden oder fehlerhaften Kirchenbucheinträgen,
  • Berichtigungen oder Nachträgen,
  • Adoption,
  • Namensänderung oder Personenstandsänderung,
  • ausländischen Urkunden,
  • unklaren Taufpfarreien,
  • schwierigen Weitermeldungen,
  • unklarer Konfessions- oder Ritusangabe,
  • Fragen zu laufender Nummer und Nebeneintrag,
  • Fragen zu Taufschein, Bescheinigung oder Kirchenbuchauskunft,
  • technischen oder fachlichen Fragen zum kirchlichen Meldewesen.

Das Matrikelamt kann helfen, die richtige Vorgehensweise zu klären und Fehler in Kirchenbüchern oder Meldedaten zu vermeiden.

Die Stabsstelle Kirchenrecht soll insbesondere eingeschaltet werden, wenn eine kirchenrechtliche Sonderfrage vorliegt.

Das kann insbesondere der Fall sein bei:

  • Zweifel an der Gültigkeit einer Taufe oder Firmung,
  • Konversion oder Rekonziliation mit schwierigen Vorfragen,
  • Kirchenaustritt ohne klaren Nachweis,
  • ostkirchlichen oder orthodoxen Sonderfragen,
  • unklarer Kirchenzugehörigkeit,
  • schwierigen Fragen zu Patenamt, Trauung oder kirchlichem Dienst,
  • ausländischen oder widersprüchlichen Unterlagen mit rechtlicher Bedeutung,
  • rechtlich sensiblen Berichtigungen,
  • Auskunftsersuchen mit Konflikt- oder Datenschutzbezug,
  • ungeklärter Zuständigkeit zwischen mehreren Pfarreien oder Stellen.

Wenn es vor allem um technische oder fachliche Fragen der Matrikelführung geht, ist in der Regel zunächst das Matrikelamt zuständig. Wenn die Frage rechtlich zu beurteilen ist, kann die Stabsstelle Kirchenrecht hinzugezogen werden.

Eine Anfrage kann schneller bearbeitet werden, wenn der Sachverhalt vollständig dargestellt wird.

Hilfreich sind insbesondere:

  • Name der betroffenen Person,
  • Geburtsdatum,
  • aktuelle Anschrift,
  • Taufdatum und Taufort,
  • Name der Taufpfarrei,
  • Angaben zu Firmung, Trauung, Kirchenaustritt, Konversion oder Rekonziliation,
  • beteiligte Pfarreien,
  • konkrete Frage,
  • vorhandene Urkunden oder Kopien,
  • bisherige Korrespondenz,
  • Fristen oder geplante Termine,
  • Angaben, ob es sich um Patenamt, Trauung, Kirchenaustritt, Rekonziliation, Kirchenbuchauskunft oder eine andere Angelegenheit handelt.

Bei personenbezogenen Daten ist darauf zu achten, dass nur die erforderlichen Unterlagen übermittelt werden und die Übermittlung datenschutzgerecht erfolgt.

Erste Ansprechstelle ist das zuständige Pfarramt. Dort werden Taufen, Erstkommunion, Firmung, Trauungen, Beerdigungen, Bescheinigungen, Patenfragen und die üblichen pfarrlichen Unterlagen zunächst bearbeitet.

Bei Fragen zur Matrikelführung, zu Kirchenbüchern, Taufscheinen, Weitermeldungen oder zum kirchlichen Meldewesen kann das Matrikelamt bzw. die zuständige diözesane Fachstelle hinzugezogen werden.

Die Stabsstelle Kirchenrecht kann insbesondere dann einbezogen werden, wenn eine besondere rechtliche Frage vorliegt, etwa bei unklarer Kirchenzugehörigkeit, Konversion, Rekonziliation, Kirchenaustritt, schwierigen Beischreibungen, ostkirchlichen Fragen, widersprüchlichen Unterlagen oder rechtlich sensiblen Auskunftsersuchen.

Bitte schildern Sie den Sachverhalt möglichst vollständig und fügen Sie vorhandene Unterlagen bei. So kann schneller geklärt werden, welche Schritte erforderlich sind.